Когда планируется такое масштабное мероприятие, как конференция, важно тщательно продумать его организацию. Успех встречи и хорошее впечатление от нее во многом зависит от того, насколько продуманы все детали. Поэтому первый вопрос, который интересует организаторов конференции — аренда конференц-зала. Есть и множество других нюансов, таких как наличие технического оснащения, услуга кейтеринга и прочее, что немаловажно для проведения события на высоком уровне.

Как выбрать конференц-зал

Для того, чтобы конференция была успешной, в первую очередь стоит подобрать правильную локацию для ее проведения. Важно, чтобы все участники, особенно иногородние, могли без труда добраться до места встречи. Деловых людей интересует аренда конференц-зала в Киеве по многим причинам. Помещения находятся в центре города, поэтому здесь очень удобная транспортная развязка. Близко расположено метро, автобусные остановки, такси, множество кафе и ресторанов. Также немаловажно при выборе конференц-зала обратить внимание на следующие нюансы:

●       Помещение должно быть максимально комфортабельным. Обязательно нужно выбирать зал с хорошим освещением, наличием систем кондиционирования и отопления, с достаточной шумоизоляцией.

●       Наличие необходимого количества посадочных мест. Гостям не должно быть тесно, места должны быть удобными, чтобы провести не один час в комфортной обстановке.

●       Дизайн помещения должен быть современным и не перегруженным деталями.  Ничего не должно отвлекать от основной цели мероприятия, поэтому в оформлении помещения приветствуется минимализм.

Гостям придется провести в помещении несколько часов или даже целый день, поэтому оно должно быть максимально удобным и оставить приятное впечатление от встречи.

Площадь помещения

Размер помещения зависит от масштаба события и количества участников. Зная заранее, сколько будет людей, можно подобрать оптимальный вариант. По стандарту, площадь свободного пространства на одного человека составляет не менее 5 м3, чтобы всем посетителям было достаточно комфортно. Стоит отметить, что конференц-залы Киев предоставляет на любой нужный формат мероприятия:

●       Малый зал вмещает от 10 до 50 человек и подойдет для конференций небольшого масштаба или семинаров.

●       Средний может расположить от 50 до 150 человек.

●       Большой арендуют для крупных или международных событий, которые насчитывают более 150 участников.

Для того, чтобы учесть возможность форс-мажора, следует заранее оговорить возможность в случае необходимости добавить посадочные места.

Техническое оснащение

Для проведение конференции можно использовать свое оборудование, если это удобно. Но зачастую гораздо практичнее арендовать технику непосредственно на месте. Желательно оговорить такие вопросы сразу, и проверить работу оборудования лично за несколько дней до запланированной даты. Как правило, могут понадобиться:

●       компьютеры и ноутбуки для гостей;

●       системы видео и аудио связи,

●       информационные дисплеи, флипчарты и прочее.

Оборудование должно быть исправным и решать любые задачи. Также немаловажно наличие стабильного интернета и wi-fi.

Дополнительные услуги

Многие компании предлагают дополнительные услуги, которые обеспечивают комфортное пребывание гостей и профессиональную организацию конференции. Наиболее популярны следующие предложения:

●       Организация трансфера для иногородних и иностранных участников.

●       Размещение гостей в гостиницах, если мероприятие запланировано на несколько дней.

●       Кейтеринг — от кофе брейк или фуршета до полноценного обеда или ужина.

Иногда компании предлагают помощь в организации досуга. Это могут быть различные экскурсии по городу, посещении театров и концертных программ.

Что такое кейтеринг и почему это важно

Конференция, как правило, довольно масштабное событие, которое может занимать один или пару дней. Даже если встреча рассчитана на несколько часов, важно организовать гостям небольшой перерыв. В свободное время они могут выпить чашечку кофе и перекусить. Участникам будет комфортно, если все необходимое будет по месту, и не нужно бегать в поиске подходящего кафе. Поэтому несомненным плюсом будет арендовать конференц-залы в Киеве — это также возможность заказать услугу кейтеринга на любой формат:

●       Кофе-брейк. Подходит для непродолжительных встреч, когда в перерыве гости могут выпить чай, кофе и легко перекусить.

●       Фуршет включает несколько видов закусок и напитков, но может вполне заменить полноценный обед. Такой формат наиболее актуален, если встреча рассчитана на целый день.

●       Банкет организовывается для торжеств, которые приурочены к конференции или другому значимому событию. В этом случае составляется меню, которое включает горячие закуски, разнообразные блюда, напитки и десерты. Также предоставляется обслуживающий персонал, украшение зала и другие услуги по желанию заказчика.

Как правило, специалисты кейтеринговой компании помогут определиться с выбором формата, меню и других организационных вопросов. Но самое важное — они позаботятся о том, чтобы вкусно накормить гостей, их обслуживании, о сервировке стола и уборке помещения. Это позволит провести мероприятие на высоком уровне, в приятной атмосфере и хорошем настроении.

Преимущества кейтеринга

Любой нюанс может повлиять на качество встречи. Основная задача конференции — провести событие интересно и продуктивно, поэтому важно не отвлекаться на детали. Чтобы максимально уделить время программе события, заботу об организационных вопросах лучше переложить на плечи специалистов. Можно выделить такие плюсы кейтеринга:

●       Организация питания для участников осуществляется по месту проведения встречи, или в любом другом по желанию заказчика.

●       Можно выбрать любой формат в зависимости от масштаба мероприятия. Кроме того, учитываются возможности бюджета — от минимального заказа до VIP-кейтеринга.

●       Можно заказать оформление помещения, развлекательные программы или барбекю.

●       Ответственность за качество организации кейтеринга несет компания, которая предоставляет услуги.

Во время перерыва гости могут пообщаться в непринужденной обстановке, познакомиться ближе, обсудить важные вопросы. Это создаст приятную атмосферу и позволит гостям чувствовать себя комфортно.

При организации любого мероприятия не бывает незначительных деталей. Для того, чтобы конференция прошла продуктивно, лучше доверить организационные вопросы опытной компании. На аренде зала или кейтеринге не стоит экономить — от качества услуг зависит, насколько событие будет успешным и произведет благоприятное впечатление.